Swan Styleのスキルアップコラム

みなさま、こんにちは。スワンスタイル工藤でございます。
今年も残すところ、あと数日となりました。

 

さて、最近では年末年始の挨拶をメールで行うことが増えています。
ここでは年末年始の挨拶メールのポイントと例文をご紹介します。

 

 

◆挨拶メールのポイント

1. メールには型がある、その型をうまく利用する
2. 送る相手とのエピソードを入れる
3. 相手が受け取りやすい時間帯に送る

 

◆１、メールには型がある、その型をうまく利用する

年末年始の挨拶メールには一通りの型があります。

年末用であれば

・文頭の挨拶
・1年の感謝を伝える
・年末年始の営業についてお知らせする
・相手を気遣う言葉を添える
・締めくくりの挨拶

この流れが一般的です。

この型は、インターネットで例文検索をすると数多く出てきますが
例文の中から

自社の社風や顧客属性に合う例文

を選ぶことが大切です。

普段から非常にフランクに接しているお客さまに
固い印象の例文で送ってしまうと
「いつもの○○さんらしくないな」と
違和感を抱かせてしまうかもしれません。

 

◆２、送る相手とのエピソードを入れる

定型文は間違いが少ないというメリットもありますが
どこか「マニュアル的」な印象を与えてしまいます。

そこで文章の中に「その人とだけの特定のエピソード」を挟み込むことで
単なる定型文にグッとあなたらしさが加わります。
相手に「もらってうれしい」「心に残る」メール挨拶文のポイントです。

そのエピソードは、苦労話などのネガティブなものより
それを乗り越えた感謝や、楽しかった思い出など
年末の挨拶にふさわしい明るいものが良いでしょう。
ご自分の言葉で、相手への感謝を伝えてください。

 

 

◆３、相手が受け取りやすい時間帯に送る

せっかく気持ちと時間をかけて作った挨拶メールでも
読んでもらえなければ意味がありません。
先方企業の年末スケジュールはあらかじめ確認しておきましょう。
送信時間もビジネスタイムを守りたいものです。

また、昨今では年末年始に有給を加え御用納めより早く休みに入る社員もいらっしゃいます。
送りたい相手の年末のスケジュールをあらかじめ聞いておくことも必要でしょう。

次では年末年始挨拶例文を掲載します。