Swan Styleの3月 2020

国が違えば常識が異なるように、ビジネスマナーや考え方も変わってきます。

日本では当たり前のことが、海外では失礼な行為だと感じられてしまうことも。

そこで今回は、海外スタッフやお客様と接する際に頭に入れておきたい挨拶やコミュニケーションのポイントをご紹介します。

1.まず押さえておくべき挨拶の基本

コミュニケーションの基本が挨拶であることは万国共通ですが、そのやり方には違いがあります。
その代表的なものが「名刺」と「握手」です。

１）初めて会ったらまず「名刺交換」はＮＧ？

日本では初めて会ったときにまず名刺交換するのが通例ですが、欧米では必ずしも最初に行われるものではありません。いきなり名刺を差し出すと失礼だと思われる場合もあるため、「名刺を交換してもいいですか？」と一言断り、ＯＫをもらってから渡しましょう。

また、名刺は相手を覚えておくためのただの「メモ」と思われている場合が多いので、
片手で渡されたり、文字を書きこまれたりしても、ないがしろにされているわけではないのでご安心を。

相手の名刺をもらったら、以下の3点を確認しましょう。

• 相手の仕事内容
• やり取りの窓口
• 呼び方（ニックネームなど）

海外の企業では、一人一人の仕事の範囲や内容が決められているため、範囲外のことを頼むのはマナー違反となります。相手の仕事内容をきちんと把握し、範囲を超える場合は誰（どこ）を通したらいいのか、その都度確認することをお勧めします。

 

２）握手の強さは〇〇を表す

海外での挨拶は名刺交換よりも握手が基本です。

その際注意が必要なのは「視線」と「ほほえみ」です。ほほえみは「敵意がない」こと、「視線を合わせる」ことは「隠し事をしていない、誠実である」ことを表すからです。

とくにアメリカでは「アイコンタクト」を重視するため、お辞儀をするとコミュニケーションがとりづらく、落ち着きがない人と思われる場合があることを頭に入れておきましょう。

 

また、アメリカや中国では、「力の強さ」＝「ビジネスに対するやる気」を意味するため、力強い握手は必須です。逆に、軽く握るだけの弱い握手は「相手に興味がない」というメッセージとなるため、注意しましょう。

 

２.会議や商談でのコミュニケーションはここに注意

 

１）決断は保留せずその場で

日本では商談や交渉で決断を迫られた際に、上長に確認するため「いったん、社に持ち帰らせてください。」と決断を保留にしてしまいがちですが、海外ではＮＧです。

交渉に向かう際は、事前に社内で綿密に打ち合わせを行い、なるべくその場で完結することを目指しましょう。どうしても決められない場合は「1週間以内にメールします。」など、期限を明確に伝えることが大切です。

 

２）発言しないとかえって誤解を招く

日本の会議やミーティングは、事前に根回しして形式的に行われることがありますが、海外では活発にディスカッションするのが一般的です。

 

特にアメリカや中国などの他民族国家では、自分の意見を主張しないと誤解を招くおそれがあるため、「発言力」が重視されます。

 

激しいディスカッションは当たり前で、むしろ会議に出ているのに何も発言しないと「何のために会議に出ているの？」と思われかねません。勇気をもって、自分の主張をアピールしましょう。

 

いかがでしたか？

 

文化の違いを理解しながら、海外スタッフやお客様とも円滑なコミュニケーションを心掛けましょう。

子供が英会話を習っているため、送迎をしています。

英語が母国語の担任の先生は

保護者の私にも気さくに、

「Hi,Mom, how are you?（どう？元気？）」と聞いてくれます。

多くの場合、「I’m fine.（はい、元気です！）」と無難に答えてしまいますが、

慣れてきたころ、何かバリエーションをつけたほうがいいかな、と思い

「So-So（うん、まぁまぁですね）」「I’m tired.（う~ん、何だかちょっと疲れてるかも）」と答えたことがありました。

 

すると、いつも笑顔の先生が

とても悲しそうな顔で、私のことを慰めてくれたのです。

軽く答えた私の方が、先生への申し訳なさで慌ててしまったことがありました。

挨拶の一場面ですが、ちょっとしたギャップを感じた瞬間でした。

 

▼日本式挨拶の特徴は「曖昧が丁度良い？」

日本人同士の挨拶でも「最近どうですか？」といった様子を尋ねる定型文はありますよね。

そう尋ねられた時、あなたは普通どんなふうに応えていますか？

「はい、決算期なので忙しいですね。」

とか

「花粉の季節なので、目がかゆくて・・・」

とか

あたりさわりのない回答をする場合が多いのではないでしょうか。

そして相手もそれをあたりさわりなく受け止める、という暗黙の了解がそこにはあります。

曖昧さを美徳とする日本ならではなのかもしれません。

 

けれども「自分の意思を主張すること」が求められる英語圏では

挨拶であっても、そこで発せられた言葉は「自分の思い」と受け取られます。

だから「I’m tired.（う~ん、何だかちょっと疲れてるかも）」という私の言葉は

挨拶として聞き流すことは出来なかったようです。

だから先生は本気で「大丈夫？体調悪いの？」と心配してくれたのでしょう。

 

日本のような曖昧な表現をそのまま英語にしてしまったために起きた

ちょっとしたミスコミュニケーションでした。

 

▼まとめ

国が違えば物事の良し悪しの基準が違います。

挨拶一つとってもこうなのですから

仕事やおけるビジネスコミュニケーションではなおのこと。

 

お客さまに外国人の方が多い、また外国人と一緒に仕事をする予定があるのであれば

グローバルスタンダードを理解しておく必要があるかもしれません。

 

弊社では

・訪日外国人への接客に対応したグローバルマナー研修

・日本文化の良さを相手に伝える和のマナー研修

といった、グローバル人材育成研修も行っています。

 

自社の魅力を海外の人に、誤解なく正しく伝えるために

ぜひ、ご検討ください。